Vinkkejä nopeampaan tulostukseen ja asiakirjanjakoon

Ota selvää, kuinka toimistotuottavuutta voidaan lisätä alla olevilla vinkeillä liittyen nopeampaan tulostukseen ja asiakirjanjakoon.

Sharpin kunnianhimoinen tavoite on parantaa toimistorutiineja helppokäyttöisten ja nopeiden tuotteiden avulla, jotka voivat kommunikoida toistensa kanssa ja auttaa ihmisiä työskentelemään älykkäämmällä tavalla. Olemme asiantuntijoita tuotteidemme jatkuvassa parantamisessa, koska kuuntelemme, mitä käyttäjät tarvitsevat. Haastattelimme äskettäin yli 6 000 eurooppalaista toimistotyöntekijää heidän työssä käyttämästään tekniikasta ja kuinka se aiheuttaa joskus ongelmia.

Saimme selville, että keskimääräinen työntekijä hukkaa 19 työpäivää joka vuosi hitaasta tai tehottomasta tekniikasta johtuen. Ne ongelmat, jotka vaikuttivat eniten hukattuun aikaan, olivat tulostimen hidas lämpeneminen, epäjohdonmukainen tiedostotallennus ja huono asiakirjahallinta.

Keskimäärin käytettiin 12 minuuttia ja 51 sekuntia päivää kohti asiakirjojen hakemiseen, ja lisäksi 9 minuuttia ja 22 sekuntia kuvan hakemiseen palvelimelta. Hieman vähemmän aikaa tuhlattiin tulostukseen: 6 minuuttia ja 25 sekuntia käytettiin tulostimen lämpenemisen odotteluun, ja lisäksi 8 minuuttia ja 46 sekuntia asiakirjan tulostuksen odotteluun.

Yhteensä tämä tekee huimat 13 tuntia kuukautta kohti, jonka jokainen eurooppalainen toimistotyöntekijä hukkaa ainoastaan asiakirjan hakuun ja tulostimen odotteluun.

Tätä ajatellen pyysimme ajansuunnitteluasiantuntija Clare Evansia (menestyskirjan "Time Management for Dummies" kirjoittaja) antamaan joitakin vinkkejä ja neuvoja, joita voitaisiin soveltaa joka toimistossa. Nämä vinkit on koottu esitteeseemme "How to unlock the 19 days wasted annually by everyone in your office" (Kuinka saat takaisin ne 19 päivää, jotka jokainen toimistosi työntekijä hukkaa vuosittain), joka on ladattavissa maksutta.

Nopeampi tulostus

Sharp kehittää aikaa säästäviä toimintoja laitteilleen. Viimeisimmässä MX‑monitoimilaitteessamme on monia toimintoja, jotka parantavat työnkulkua, optimoivat henkilöstön tuottavuutta ja lisäävät yrityksen kannattavuutta. Esimerkki tällaisista toiminnoista on liiketunnistin, joka alkaa lämmittää tulostinta lähestyessäsi sitä, ja Office-suoratulostus, joka mahdollistaa tulostuksen suoraan USB-muistista.

Sharpdesk Mobile -sovellus antaa vielä enemmän joustavuutta langattomalla tulostuksella puhelimeltasi tai tabletiltasi tätä toimintoa tukevalle monitoimilaitteelle, ilman että sinun tarvitsee kirjautua verkkoon tai odottaa tietokoneesi käynnistymistä.

Parannettu asiakirjahallinta

Tiedostojen jakaminen kollegojen kesken on hyvin tavallista ja tulee esiin kaiken tyyppisissä yrityksissä. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa monia eri ongelmia, esimerkiksi että sinun on pyydettävä kollegaa lähettämään itsellesi tiedosto sähköpostitse tai että sinun on valvottava asiakirjan viimeisimpiä muutoksia, mikä usein vie runsaasti ylimääräistä aikaa.

Pilvipohjaisen tiedostontallennus- ja tiedostonjakopalvelun käyttö tiedostojen tallennukseen on tehokas tapa vähentää ajanhukkaa tällaisissa tilanteissa.

Joustavilla pilvipohjaisilla asiakirjahallintajärjestelmillämme digitaaliset tiedostot voidaan tallentaa suoraan pilveen ja skannata asiakirjoja Sharpin monitoimilaitteelta. Asiakirjat voidaan indeksoida ja ne löytyvät vapaatekstihaulla tai yksinkertaisten rakenteiden kautta. Tästä johtuen käyttäjät pääsevät aina helposti käsiksi viimeiseen versioon, sijainnistaan riippumatta, ja kaikki tiedot on kerätty turvalliseen ja saatavilla olevaan paikkaan.

Internetsivulta Unlock löydät vielä lisää toimiston ajansuunnitteluvinkkejä