Eroon "haamukokouksista" Windows collaboration displayn avulla

Kokoustilat ovat olennainen osa toimistoa, mutta niiden tehokas hallinta voi olla turhauttavan hankalaa. Yksi tyypillinen harminaihe on se, että kokoukselle ei löydy tilaa, koska kaikki kokoushuoneet on varattu, mutta vielä ärsyttävämpää on se, kun ihmiset varaavat tiloja, mutta eivät ilmesty paikalle: haamukokous. Uskomme Sharpin Windows collaboration displayn olevan älykäs ratkaisu tähän ongelmaan.

Tämän päivän työpaikan on pitänyt muuttua nopeasti. Perinteisen suunnittelun on täytynyt mukautua työntekijöiden kehittyviin työtapoihin niin joustavan työajan, jaettujen työtilojen, etätyön nousun kuin jopa monien roolien ulkoistamisen muodossa.

Moni yritys tarvitsee entistä vähemmän tilaa työpöydille, mutta yhtä paljon tai enemmän tilaa yhteistyölle. Käytämme yhä paljon aikaa kokouksissa: Sharpin omassa tutkimuksessa esitettiin varovainen arvio, että eurooppalaisilta toimistotyöntekijöiltä kuluu niihin 25 tuntia kuukaudessa.

Yksi suurimmista työntekijöiden esille tuomista ongelmista on kuitenkin se, että kokoushuoneita ei ole koskaan saatavilla tarpeeksi silloin, kun niitä tarvitaan. Useimmissa tapauksissa tämä ei johdu fyysisten kokoustilojen puutteesta, vaan siitä, että huoneita varataan liikaa.

Smart Buildings Magazine, mukaan tämä tilanpuute aiheuttaa sen, että keskimäärin 70 prosenttia työntekijöistä tuhlaa jopa 15 minuuttia päivässä pelkästään kokouksen pitämistä varten tarvittavan huoneen etsimiseen.

Kokoustilojen hallinta

Keskivertotoimistossa on yleensä kahdenlaisia kokouksia: suunniteltuja ja ad hoc -kokouksia. Suunniteltujen kokousten valmisteluaika on pitempi, kun taas ad hoc -kokoukset ovat spontaanimpia.

Raporteissa on eroja, mutta arvellaan, että 20–40 prosenttia varatuista kokoushuoneista jätetään käyttämättä. Tilaohjautuvia ratkaisuja tuottavan Senionin raportti osuu noin puoliväliin määrittämällä luvuksi 30 prosenttia.

Tämä taas on johtanut haamukokouksina tunnettuun ilmiöön, jossa kokoushuone on varattu etukäteen, mutta sinne ei tule ketään. Senionin raportti toteaa, että haamukokouksen aiheuttajalle ei aiheudu mitään seurauksia. Kaikille muille seurauksena kuitenkin on se, että heidän valittavissaan on yksi huone vähemmän.

Suunniteltujen kokousten pois jäämiseen on monia syitä: kokousta ei enää aiota pitää, mutta ei perutakaan, tai kokoukselle on varattu "varmuuden vuoksi" liikaa tilaa. Nämä ja monet muut syyt johtavat haamukokouksiin, jotka pitävät varattuna arvokasta tilaa, jota voitaisiin hyvin käyttää ad hoc -kokouksiin.

Arviolta 33 prosenttia kokouksista on suunnittelemattomia, joten yhteisen työtilan löytäminen tällaisiin ad hoc -kokouksiin voi olla vaikeaa.

Kokousten järjestäjien avuksi on saatavilla monia tilanvaraussovelluksia. Vaikka kokoustilojen etävaraamista helpottavalla järjestelmällä on monia etuja, on eri asia varmistaa, että kokous todella tapahtuu. Vielä tärkeämpää on ottaa käyttöön työkaluja, joilla huone voidaan vapauttaa sitä tarvitseville, jos kokousta ei olekaan.

Eroon haamukokouksista Windows collaboration displayn avulla 

Eräs Windows collaboration displayn ominaisuus voi auttaa tässä. Windows collaboration display on uudentyyppinen interaktiivinen näyttö kokouksia ja tiimityötä varten. Interaktiivisessa 4K-näytössä on käytetty Sharpin viimeisintä kapasitiivista P-CAP-10-pistekosketusnäyttöteknologiaa, mikä tekee sille kirjoittamisesta ja siltä lukemisesta helppoa. Windows collaboration displaytä täydentää uusi WorkSpace Intelligence -alustamme, joka on Azure Digital Twins -yhteensopiva ja antaa näytölle reaaliaikaisia tietoja IoT-antureilta. Näiden tietojen avulla tilojen hallinnoijat voivat varmistaa sen, että kokoustiloja käytetään tehokkaasti ja tuottavasti.

Mikä Windows collaboration display on?

Ratkaisumme ei sisällä pelkästään mahdollisuutta valvoa kokousten osallistujamäärää, minkä ansiosta yritykset voivat tehdä tietoon ja lukuihin perustuvia päätöksiä siitä, millaisia ryhmätyöalueita tarvitaan, vaan sen avulla voidaan myös rekisteröidä, kun kokoukseen ei ole tullut ketään. Pilvipohjaisten tekoälyalgoritmien avulla nämä tiedot voidaan välittää varausohjelmistolle, jolloin huone voidaan vapauttaa ja kokoustilaa tarvitsevat voivat käyttää sitä.

Jos haluat esittelyn, ota yhteyttä.