Tietosuojakäytäntömme

Sharp Business Systems Finland Oy Yksityisyydensuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: elokuu 2021

1. Johdanto

Sharp Business Systems Finland Oy:llä (”me”, ”Sharp”) me suhtaudumme yksityisyyteesi vakavasti. Seuraava yksityisyydensuojakäytäntö jäsentää, keitä olemme rekisterinpitäjinä, mitä tietoja keräämme sivustoillamme, kuinka ja miten keräämme niitä, sekä oikeutesi näiden tietojen hallintaan.

Vastuullisena organisaationa olemme panneet toimeen lukuisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme tämän sivuston kautta käsiteltyjen kaikkien henkilötietojen (esim. nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) mahdollisimman täydellisen suojan noudattaaksemme yleistä tietosuoja‑asetusta (”GDPR”), kaikkien maakohtaisten tietosuoja-asetusten mukaan. Internetpohjaiset tiedonsiirrot saattavat periaatteessa kuitenkin sisältää tietoturva-aukkoja, joten täydellistä suojaa ei ehkä voida taata. Tämän vuoksi jokainen rekisteröity on vapaa siirtämään henkilökohtaista dataa meille vaihtoehtoisilla tavoilla, esim. puhelimitse.

Kappale A) Keitä me olemme rekisterinpitäjinä

Kappale B) Miksi ja kuinka käytämme tietojasi

Kappale C) Oikeutesi hallita tietojasi

Tämän tietosuojakäytännön on tarkoitus kattaa kaikki näkökohdat ja skenaariot siitä, kuinka Sharp käsittelee henkilötietoja, ja sitä täydennetään edelleen tarkemmilla tietosuojakäytännöillä, jotka toimitetaan sinulle, kun henkilökohtaisia ​​tietojasi kerätään tarvittaessa.

Kappale A) Keitä me olemme rekisterinpitäjinä

2. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite

Rekisterinpitäjä GDPR:ää, muita Euroopan unionin jäsenvaltioita koskevia tietosuojalakeja ja muita tietosuojaan liittyviä toimenpiteitä varten on:

Sharp Business Systems Finland Oy

Takkatie 1

00370

Helsinki

Suomi

Puhelin: 0207 302 700

Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu (tietosuojaa koskevat kyselyt)

Internetsivusto: www.sharp.fi

Tällä sivustolla on myös toissijainen rekisterinpitäjä:

Sharp Electronics GmbH

Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Germany

Puhelin: 0049- (0)40 2376-0

Sähköposti: dschott@intersoft-consulting.de

Internetsivusto: https://www.sharp.fi/cps/rde/xchg/fi/hs.xsl/-/html/energiaratkaisut.htm

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, kuinka säilytämme ja käytämme henkilötietoja ja pidämme ne turvassa. Se tarkoittaa myös, että olemme vastuussa niihin pyyntöihin vastaamisesta, jotka koskevat sitä, kuinka henkilötietojasi käytetään. Jos sinulla on mitä tahansa kysymyksiä siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään, voit ottaa meihin yhteyttä näillä tiedoilla:

2.1 Tietosuojapäällikön nimi ja osoite

Euroopassa Sharpin tietosuojapäällikkö sijaitsee pääkonttorissa Lontoossa (Iso-Britannia) ja tietosuojavaltuutetut yrityksen jokaisessa yksikössä. Ota yhteyttä kaikissa tietosuojaa koskevissa kysymyksissä paikalliseen tietosuojavaltuutettuumme alla:

Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu

Jos haluat ottaa yhteyttä Euroopan pääkonttorissa sijaitsevaan Sharpin tietosuojapäällikköön, yhteystiedot alla:

Email: DPOEurope.SEE@sharp.eu

3. Tietosuojaedustaja

EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 27 artiklassa edellytetään, että organisaatiot, jotka eivät ole sijoittautuneet Euroopan unioniin (EU), nimeävät edustajan EU: hun, jos heihin sovelletaan GDPR: ää. Sharp Electronics (Europe) GmbH Ison-Britannian yksikön täydellinen virallinen nimi] voi suorittaa käsittelytoimia, joihin GDPR: ää sovelletaan. Tästä syystä Sharp Electronics (Europe) GmbH Ison-Britannian yksikön täydellinen virallinen nimi] on nimennyt GDPR: n mukaisen edustajan toimimaan heidän puolestaan, jos ja milloin ne suorittavat tietojenkäsittelytoimia, joihin sovelletaan GDPR: n 3 artiklan 2 kohtaa. Tällaisen nimityksen ei ole tarkoitus olla vahvistus siitä, että GDPR: ää sovelletaan mihin tahansa heidän prosessointitoimintaansa.

Rekisterinpitäjän tietosuojaedustaja on:

Sharp Electronics (Europe) Ltd. Sucursal En Espana, rekisteröity ja rekisteröity Espanjassa, jonka kotipaikka on Cornellà de Llobregat (08940 - Barcelona), Plaza Pau (rakennus 6, World Trade, 4. kerros,)

Sähköposti: proteccion.datos@sharp.eu

Kappale B) Miksi ja kuinka käytämme tietojasi

4. Henkilötietojen ja yleisten tietojen kerääminen

Keräämme henkilötietoja, kun luot tilin kanssamme, ostat meiltä tuotteita tai palveluita, täytät lomakkeitamme, teet raportin tai ilmoituksen tuotteistamme tai palveluistamme, otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai olet meihin yhteydessä suoraan jollakin muulla tavalla.

Keräämme sinusta seuraavanlaisia henkilötietoja:

Yhteystiedot: tiedot, jotka sallivat meidän ottaa sinuun yhteyttä, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja tiliisi, tilaukseesi tai kyselyysi liittyvät osoitteet.

Maksutiedot: credit/debit-korttitiedot ja pankkitilitiedot, jotka annat meille maksaessasi meiltä hankkimista tuotteista ja palveluista.

Osto- ja tilihistoria: tiedot liittyen ostamiisi tuotteisiin ja palveluihin.

Henkilötiedot meille lähettämissäsi raporteissa ja ilmoituksissa: jos lähetät meille tietoja tuotteistamme ja palveluistamme sivustomme kautta, keräämme kaikki niiden sisältämät henkilötiedot.

Tallenteet keskusteluistasi kanssamme: kun otat meihin yhteyttä, sähköpostitse tai puhelimitse, rekisteröimme tämän. Äänitämme myös puhelut asiakaspalvelutiimimme kanssa, jotta voimme pitää koulutuksemme ajan tasalla ja varmistaa sinulle palvelun hyvän laadun.

Kuinka käytät sivustoamme: Sivustomme kerää joukon yleisiä tietoja, kun käyttäjä tai automaattinen järjestelmä ottaa yhteyttä sivustolle. Nämä yleiset tiedot tallennetaan palvelimen lokitiedostoihin. Saatamme kerätä (1) käytettyjä selaintyyppejä ja -versioita, (2) pääsyjärjestelmän käyttämän käyttöjärjestelmän, (3) sivuston, jolta pääsyjärjestelmä saavuttaa sivustomme (nk. lähettäjät), (4) alasivustot, (5) internetsivuston käyttämisen päivän ja ajan, (6) internetprotokollaosoitteen (IP-osoite), (7) pääsyjärjestelmän internet-palveluntarjoajan, ja (8) kaikkea muuta samantapaista tietoa, jota saatetaan käyttää hyökkäyksissä tietotekniikkajärjestelmiimme.

Emme vedä mitään johtopäätöksiä käyttäjästä sivuston tietojen perusteella. Tätä tietoa tarvitaan pikemminkin (1) sivustomme sisällön oikein näkymiseksi, (2) sivustomme sisällön sekä sen mainosten optimointiin, (3) tietotekniikkajärjestelmiemme ja verkkoteknologiamme pitkäikäisyyden varmistamiseksi, ja (4) rikossyytteen kannalta välttämättömien tietojen tarjoamiseksi lainvalvontaviranomaisille kyberhyökkäyksen sattuessa. Siksi rekisterinpitäjä analysoi anonyymisti kerättyä dataa ja tietoja tilastollisesti, tavoitteena lisätä yrityksemme tietosuojaa ja tietoturvaa, ja varmistaakseen käsittelemiemme henkilötietojen optimaalisen suojaustason. Palvelimen lokitiedostojen anonyymi data tallennetaan erillään kaikesta rekisteröidyn luovuttamasta henkilödatasta.

5. Mitä tietoja käsitellään

Keräämme henkilötietoja, kun luot tilin kanssamme, ostat meiltä tuotteita tai palveluita, täytät lomakkeitamme, teet raportin tai ilmoituksen tuotteistamme tai palveluistamme, otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai olet meihin yhteydessä suoraan jollakin muulla tavalla.

Seuraavassa on määritelty käsittelemämme henkilötiedon lajit niiden olosuhteiden mukaan, joissa henkilötietoja kerätään. Keräämme sinusta seuraavanlaisia henkilötietoja:

5.1. Verkkosivustomme kävijät

Sinua koskevat verkkosivustollamme vierailusi yhteydessä keräämämme henkilötiedot jakautuvat kahteen luokkaan.

1) Suoraan antamasi tiedot

Keräämme henkilötietoja, jotka itse annat vapaaehtoisesti sivustomme välityksellä esimerkiksi täyttäessäsi verkkolomakkeita yhteyden ottamista varten, tilatessasi uutiskirjeen, käyttäessäsi verkkopalveluitamme, tilatessasi markkinointiviestintää meiltä, osallistuessasi kyselyihin tai rekisteröityessäsi järjestämiimme tapahtumiin. Sinusta keräämämme tiedot sisältävät seuraavia tietoja:
 

• Nimi
• Ammattinimike, työn taso tai tarkoitus, rooli
• Yritys tai organisaatio
• Yrityksen tiedot
• Yhteystiedot, mukaan luettuina ensisijainen sähköpostiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
• Taustatiedot, kuten toimiala, maa, postinumero, valinnat ja mielenkiinnon kohteet
• Muut asiakastutkimusten tai vastaavien tutkimusten kannalta olennaiset tiedot
• Tiedot, jotka koskevat palveluidemme toteuttamista sinulle
• Kaikki muut henkilötiedot, jotka vapaaehtoisesti annat meille

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia henkilötietoja, ellet itse luovuta meille tällaisia tietoja. Vaikka sivustolla voi olla vapaan tekstin laatikoita, joihin voit kirjoittaa mitä tahansa tietoja, tarkoituksenamme ei ole käsitellä arkaluonteisia tietoja, joten sinun tulisi välttää tällaisten tietojen antamista. Jos päätät luovuttaa mahdollisia arkaluonteisia henkilötietoja tällä tavalla, annat suostumuksesi näiden arkaluonteisten tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

2) Automaattisesti kerätyt tiedot

Kun vierailet sivustollamme, keräämme laitteeltasi automaattisesti tiettyjä henkilötietoja, kuten IP‑osoitteesi, laitteen tyypin, laitteen yksilöllisen tunnistenumeron, selaimen tyypin, likimääräiset sijaintitiedot (esim. sijainti maan tai kaupungin tarkkuudella) ja muita teknisiä tietoja. Saatamme kerätä tietoja myös siitä, miten sinä ja laitteesi käytitte sivustomme sisältöä, esim. avatut linkit ja käytetyt tiedot. Keräämme näitä tietoja ymmärtääksemme paremmin sivustomme kävijöitä, mistä he saapuivat ja mikä sivustojemme sisältö heitä kiinnosti. Näitä tietoja voidaan käyttää jatkossa analytiikka- ja laadunvalvontatarkoituksiin. Lisätietoja siitä, miten Sharp käyttää automaattisesti kerättyjä tietoja, mukaan luettuina evästeet ja muut vastaavat seurantateknologiat, on Evästekäytännössämme [linkki Evästekäytäntöön]

Sivustollamme käytetään myös erilaisia sosiaalisen median liitännäisiä; katso lisätietoja niiden käytöstä kohdasta 4.6.

5.2 Asiakkaat

Kun tilaat meiltä palveluja, keräämme ja käytämme henkilötietoja asianmukaisiin liiketoimintarkoituksiin tarjotessamme palveluja sinulle. Osana tällaisia palveluja Sharp voi käsitellä myös sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka eivät ole suoraan asiakkaitamme (esimerkiksi asiakkaidemme työntekijät, asiakkaat tai toimittajat).

Suurin osa käsittelemistämme ja käyttämistämme henkilötiedoista on asiakkaidemme vapaaehtoisesti luovuttamaa. Jos nämä tiedot koskevat ihmisiä, jotka eivät ole Sharpin suoria asiakkaita, hankimme asiakkaaltamme vahvistuksen siitä, että tällä on oikeus luovuttaa tiedot meille lainmukaista jatkokäsittelyä varten. 

 Käsittelemme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimesi, työnantajayrityksesi, asemasi ja suhteesi henkilöön
• Yhteystiedot, kuten postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi
• Taloustiedot, mukaan luettuina mahdolliset tiedot maksujen hoitamiseksi osapuolten välillä
• Mahdolliset muut sinuun tai muihin kolmansiin osapuoliin liittyvät henkilötiedot, jotka luovutat meille palvelujemme saamiseksi

 

5.3 Yhteystiedot asiakashallintajärjestelmissämme

Käsittelemme liiketoimintamme yhteyshenkilöiden (esim. nykyiset, aiemmat tai mahdolliset asiakkaat, mukaan luettuina näihin työsuhteessa olevat henkilöt ja muut liiketoiminnan yhteyshenkilöt) asiakashallintajärjestelmissämme (CRM).

CRM-järjestelmämme tukevat liiketoimintaamme ja markkinointitoimiamme. Sharp käyttää näihin järjestelmiin tallennettuja tietoja jakaakseen yhteyshenkilöille tietoa Sharpin tuotteista, markkinointimateriaalia, tutkimuksia ja kutsuja tapahtumiin, sekä yleisiin asiakassuhteen hallinnan tarkoituksiin.

Käsittelemme asiakashallintajärjestelmissämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Nimi, työnimike, osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot
• Työnantajan tai henkilön sidosorganisaation nimi
• Markkinointivalinnat
• Kutsujen vastaukset ja tapahtumien osallistumisvahvistukset
• Mahdolliset muut tiedot, jotka on vapaaehtoisesti annettu liiketoimintasuhteemme aikana

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia tietoja, ellet luovuta tällaisia tietoja meille (esimerkiksi erityisruokavaliot, jotka paljastavat uskonnollisen vakaumuksesi tai mahdolliset ruoka‑aineallergiat), jos osallistut tapahtumaamme. Näiden tietojen keräämisessä käytetään erillisiä tietosuojalausuntoja, jotka koskevat kyseistä tilaisuutta.

 

5.4 Sharpin tapahtumien osallistujat

Käsittelemme Sharpin järjestämiin tilaisuuksiin, mukaan luettuina kokoukset, konferenssit, oppitunnit ja webinaarit, osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. Saatamme käyttää eri sovelluksia ja verkkoalustoja tapahtuman rekisteröitymisprosessien hallintaan. Ota huomioon niiden omat tietosuojalausunnot ja lue ne huolellisesti, kun luovutat henkilötietojasi tapahtumaan osallistumista varten.

Käsittelemme seuraavanlaisia henkilötietoja (siinä määrin kuin ne soveltuvat tiettyyn tapahtumaan):

• Nimi, ikä tai syntymäaika
• Asiakkaan henkilöstön tiedot (koti, toimisto ja liiketoimintatiedot)
• Asiakkaan tiedot (koti, toimisto ja liiketoimintatiedot)
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Koti- tai muu fyysinen osoite
• Työnantajien nimet
• Rooli (työnimike)
• Passin numero
• Puhelin

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia tietoja, ellet luovuta tällaisia tietoja meille (esimerkiksi erityisruokavaliot, jotka paljastavat uskonnollisen vakaumuksesi tai mahdolliset ruoka-aineallergiat tai muut terveyteesi liittyvät tiedot, joita tarvitaan osallistujien auttamiseen ja heidän Sharpin järjestämiin tapahtumiin osallistumisensa mahdollistamiseen).

Sharp voi ottaa valokuvia ja tehdä ääni- tai kuvatallenteita Sharpin tapahtumien yleisillä alueilla. Tapahtuman jälkeen tallenteita voidaan muokata ennen niiden julkaisua tai jakelua markkinointitarkoituksiin.

 

5.5 Alustojamme ja sovelluksiamme käyttävät henkilöt

Tarjoamme ulkoisille käyttäjille, mukaan luettuina asiakkaillemme ja näiden loppukäyttäjille, pääsyn erilaisiin hallitsemiimme sovelluksiin, kuten kumppaniportaalipalveluumme tai verkkokoulutuspalveluumme (Academy). Näiden sovellusten kautta mahdollisesti kerätyt henkilötiedot (esim. nimi, sähköpostiosoite, rekisteröitymisen tiedot ja aika) tallennetaan tämän palvelun tarjoamiseksi henkilöille, heidän henkilöllisyytensä tarkistamiseksi, ja turvallisen kirjautumisen tarjoamiseksi suojattuun verkkoympäristöön. Se antaa Sharpille myös mahdollisuuden tarjota tai estää pääsy palvelun väärinkäytöstä johtuen. Sharpin mahdollisesti tarjoamiin kolmansien osapuolten sovelluksiin sovelletaan niiden omia tietosuojailmoituksia; tutustu niiden sisältöön ja lue ne huolellisesti, kun käytät alustojamme ja sovelluksiamme.

Sosiaalisen median kanavat

Sharp käyttää eri sosiaalisen median kanavia rekrytointi-, markkinointi- ja liiketoiminnan kehitystarkoituksiin. Käytämme sosiaalista mediaa Sharpin työpaikkatilaisuuksien mainontaan ja tuotteiden, palvelujen ja brändiin liittyvän sisällön markkinointiin.

Huomaa, että vaikka Sharp on vastuussa sosiaalisen median alustoilla julkaisemastaan sisällöstä, Sharp ei vastaa sosiaalisen median alustojen hallinnasta ja hallinnosta.  Sinun tulee aina tutustua itse ja lukea huolellisesti kyseisten sosiaalisen median alustojen juridiset ja tietosuojaan liittyvät ehdot. Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten sosiaalisen median alusta käyttää tietojasi, sinun tulee ottaa yhteyttä suoraan alustan tarjoajaan.

Joissakin tilanteissa Sharp saattaa saada näiltä sosiaalisen median alustojen tarjoajilta yhdistettyjä tietoja, esim. "tykkäysten" määrän Sharpin julkaisemaan sisältöön ja julkaisuihin, julkaisujamme käyttäneiden kävijöiden määrä tai tietoa avatuista linkeistä ja ladatusta sisällöstä.

Sosiaalisen median pienoisohjelmat tai upotetut kuvakkeet

Sivustollamme käytetään myös sosiaalisen median pienoisohjelmia, esim. tiettyä painiketta tai logoa, jonka avulla sivusto voi muodostaa suoran yhteyden kyseisen sosiaalisen median alustan palvelimeen. Tällaisen suoran yhteyden seurauksena sosiaalisen median tarjoajalle ilmoitetaan sivustomme sivu, joka käynnisti kyseisen linkin. Jos haluat estää tällaisen jakamisen, sinun tulee tarkistaa sosiaalisen median tiliesi asetukset ennen sivustollamme vierailua, sillä Sharp ei pysty vaikuttamaan siihen, miten tietoja kerätään sosiaalisen median sivustoja käyttäen.

Sivustomme käyttää seuraavia sosiaalisen median liitännäisiä, pienoisohjelmia:

• Twitter

Twitter-palvelun toimintoja on sisäänrakennettu sivustollemme. Kun käytät Twitteriä ja "uudelleentwiittaus"-toimintoa, vierailemasi verkkosivustot liitetään Twitter-tiliisi ja muut käyttäjät saavat niistä tiedon. Jos et ole vielä kirjautunut sisään Twitter-tilillesi, Twitter-painikkeen napsauttaminen tuo näkyviin Twitterin sisäänkirjautumissivun, jolle voit antaa sisäänkirjautumistietosi. Tällöin tiedot siirretään myös Twitterille. Haluamme huomauttaa, ettemme ole tietoisia välitettyjen tietojen sisällöstä tai miten Twitter käyttää sitä. Katso lisätietoja Twitterin tietosuojakäytännöstä.

• YouTube

Sivustomme käyttää Googlen hallitseman YouTuben liitännäisiä. Jos käyt jollakin sivullamme, jolla on YouTube-liitännäinen, se on yhteys YouTube-palvelimille. Tällöin YouTube-palvelin saa tiedon vierailemistasi sivuista ja Sharpin YouTube-kanaan videoista, jotka olet katsonut tai joihin olet reagoinut.

Jos olet kirjautunut sisään YouTubeen, YouTube mahdollistaa selaustoimintasi liittämisen suoraan omaan profiiliisi. Voit estää tämän kirjautumalla ulos YouTube-tililtäsi. Jos et ole vielä kirjautunut sisään, YouTube-painikkeen napsauttaminen tuo näkyviin YouTuben sisäänkirjautumissivun, jolle voit antaa sisäänkirjautumistietosi.

Katso lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöstä.

• LinkedIn ja LinkedIn Lead Gen Forms

Sharp käyttää LinkedIn Lead Gen Formsia Sharpin sponsoroimaa sisältöä varten ja sponsoroitua LinkedIn InMailia rekrytointi-, liiketoiminnan kehitys- ja markkinointikampanjoihin. Kun LinkedInin jäsen napsauttaa Sharpin mainosta, hän näkee lomakkeen, joka on esitäytetty hänen LinkedIn‑profiilinsa tiedoilla, kuten nimi, yhteystiedot, yrityksen nimi, virkaikä, työnimike ja sijainti. Kun LinkedIn-jäsen lähettää liidilomakkeen, hänet yhdistetään Sharpiin. Katso LinkedInin tietosuojakäytäntö napsauttamalla tästä.

Liitännäiset ovat nopea ja helppo tapa lisätä LinkedIn-toiminnallisuus verkkosivustolle. Luo alla olevilla työkaluilla automaattisesti JavaScript-koodipätkiä kopioitavaksi ja liitettäväksi suoraan sivustoillesi. Voit nähdä alla olevat kolme esiintymää, joilla LinkedIn voi antaa käyttäjien ja yritysten yhdistää yritysprofiilinsa ja ammattilaiset.

Jaa

Seuraa yritystä

LinkedIn-automaattitäyttö

• Google Maps

Sivustomme käyttää Google Maps -karttapalvelua ohjelmointirajapinnan (API) kautta.

Google Mapsin käyttö edellyttää IP-osoitteesi tallentamista. Tämä tieto siirretään yleensä Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin, missä sitä säilytetään. Emme voi vaikuttaa tähän tiedonsiirtoon. Katso lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöstä.

 

5.7 Sharpin kanssa sähköpostilla yhteydessä olevat henkilöt

Sharp käyttää erilaisia työkaluja IT-infrastruktuurinsa, sähköposti mukaan luettuna, tietoturvan ylläpitämiseen. Esimerkkejä näistä työkaluista:

- Järjestelmät, jotka tutkivat Sharpin vastaanottajien saapuvat sähköpostit epäilyttävien liitteiden ja URL-osoitteiden varalta haittaohjelmahyökkäysten estämiseksi
- Työkalut, jotka mahdollistavat päätepisteen uhkien havaitsemisen haitallisten hyökkäysten tunnistamiseksi
- Työkalut, jotka estävät tietyn sisällön tai tietyt verkkosivustot

Jos olet yhteydessä Sharpin vastaanottajan kanssa sähköpostitse, sähköpostisi tutkitaan työkaluilla, joita Sharp käyttää IT-infrastruktuurinsa tietoturvan ylläpitämiseen, minkä seurauksena Sharpin muu valtuutettu henkilöstö kuin haluttu vastaanottaja voi lukea sisällön.

 

5.8 Työnhakijat 

Käsittelemme henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin avoimien työmahdollisuuksiemme hallinnan helpottamiseksi ja yhdistääksemme osaamisesi, kokemuksesi ja koulutuksesi Sharpin tarjoamiin tehtäviin. Tällaisia hakijaa koskevia tietoja voidaan kerätä suoraan hakijalta tai muilta kolmansilta osapuolilta. 

Yleisesti keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• CV:t/ansioluettelot
• henkilöllisyystodistukset
• koulutustiedot
• työhistoria
• työhistoria ja suosittelijat.

 

Nämä tiedot välitetään asianmukaisille rekrytoijille ja rekrytointiprosessiin osallistuville henkilöille sen päättämiseksi, kutsutaanko sinut haastatteluun. Sharp kerää lisätietoja, jos sinut kutsutaan haastatteluvaiheeseen (tai vastaavaan), ja siitä eteenpäin. Tällaisia tietoja ovat haastattelumuistiinpanot, arvioinnin tulokset, palaute ja tarjouksen lisätiedot.

Osana rekrytointiprosessiamme voimme kerätä myös erityisiä henkilötietojen ryhmiä ehdokkailta, jos meillä on työsuhdelainsäädännön mukainen velvoite toimia näin. Nämä tiedot ovat oleellisia heidän tulevaisuuden työympäristönsä Sharpilla kannalta tai työsuhde-etuisuuksien tulevalle tarjoamiselle tai henkilön nimenomaisella suostumuksella, jos tällaisten tietojen kerääminen on lain sallimaa.

Rekrytointityökaluillamme ja -verkkosivustoillamme on omat tietosuojailmoituksensa, joissa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään ja käsitellään kyseisissä sovelluksissa. Kannustamme rekrytointityökalujamme ja -verkkosivustojamme käyttäviä tutustumaan työkalujen ja verkkosivustojen tietosuojailmoituksiin.

 

5.9 Toimittajat  

Käsittelemme toimittajiemme (mukaan luettuina alihankkijat ja toimittajiimme liittyvät henkilöt) henkilötietoja suhteemme ja sopimuksemme hallintaa varten ja vastaanottaaksemme palveluja toimittajiltamme.

Käsittelemämme henkilötiedot rajoittuvat yleensä yhteystietoihin (nimi, työnantajan nimi, puhelin, sähköposti ja muut yhteystiedot) ja taloustietoihin, mukaan luettuina maksuihin liittyvät tiedot.

5.10 Sharpin toimipaikkojen vierailijat 

Kun vierailet Sharpin toimipaikassa, käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle tiettyjä asioita (kuten pääsyn rakennuksiimme ja neuvotteluhuoneisiimme tai Wi-Fi-verkkoomme), valvoaksemme kulkua rakennuksiimme ja suojellaksemme toimipaikkojamme, henkilöstöämme, tuotteitamme ja luottamuksellisia tietoja (esimerkiksi valvontakameroilla).

Keräämämme henkilötiedot rajoittuvat yleensä nimeesi, yhteystietoihin, sijaintiin ja aikaan, jolloin saavut toimipaikkaamme ja lähdet sieltä.

 

• Kävijätiedot ja kulkukortit

Edellytämme vierailijoiltamme kirjautumista vastaanottoon, ja säilytämme vierailijoiden tietoja lyhyen ajan. Toimipaikkojemme vierailijoille annetaan väliaikainen kulkukortti toimipaikkoihimme kulkemista varten. Vierailijatietojamme käytetään kulkukorttien palautuksen varmistamiseen, turvavälikohtauksen tutkimiseen ja hätätilanteita varten (esimerkiksi jos toimipaikka joudutaan evakuoimaan).

 

• Wi-Fi

Seuraamme ja lokitamme Wi-Fi-verkkojemme liikennettä. Näin voimme nähdä rajoitettuja tietoja käyttäjän verkkokäyttäytymistä, mutta pystymme myös näkemään vähintään lähtö- ja kohdeosoitteet, joiden kanssa käyttäjä muodostaa yhteyden.

 

• Kameravalvonta

Sharp käyttää kameravalvontaa lain sallimissa rajoissa. Valvontakameroiden kuvat tallennetaan suojatusti, ja ne ovat käytettävissä vain tarvittaessa (esimerkiksi välikohtauksen tutkimista varten). 

 

6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet 

Rajoitamme henkilödatan keräämisen vain aivan välttämättömimpään hoitaaksemme oikeudelliset ja liiketoimintaan liittyvät velvoitteemme. Joissakin tapauksissa kuitenkin henkilödatan toimittamista saatetaan vaatia osittain lain mukaan (esim. verosäädökset), sitä tarvitaan osana sopimusneuvotteluja, tai osana palvelun tarjoamista. 

Alla kuvaamme:

• tarkoituksia, mitä varten keräämme henkilödataasi ja;
• oikeudellista perustaa, joka sallii meidän käsitellä henkilötietojasi

 

7. Kuinka jaamme tietojasi

Jaamme henkilötietosi seuraavien tahojen kanssa:

Henkilöstömme: Henkilöstöllämme on pääsy henkilötietoihisi, mutta vain silloin, kun tämä on välttämätöntä heidän työtehtävänsä kannalta.

Samaan yritysryhmään kanssamme kuuluvat yritykset: Palveluntarjoamistarkoituksessa sinulle.

Kumppanit ja myyjät: Tarkoituksena vastata kyselyihisi, joita sinulla on tuotteistamme ja palveluistamme, jotka eivät ole suoraan Sharpin tarjoamia.

Ulkoiset palveluntarjoajat: Sharp käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, jotka auttavat esimerkiksi informaatioteknologiassa ja muissa hallinnollisissa tukipalveluissa tämän verkkosivuston toteuttamiseksi.

Lainvalvonta- ja sääntelyvirastot: jos meidän on luovutettava tai jaettava henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia velvoitteita tai säännöksiä

8.   Yrityksen omistajuuden ja hallinnan muutokset
Voimme siirtää, myydä tai luovuttaa näissä tietosuojakäytänteissä kuvattuja tietoja kolmansille osapuolille  myynnin, fuusion, konsolidaation, hallinnan muutoksen, varojen siirron tai liiketoimintamme uudelleenjärjestelyn seurauksena. Kun olemme mukana fuusiossa, omaisuuden hankinnassa tai myynnissä, käsittelemme tietojasi aina oikeuksiesi ja vapauksiesi mukaan ja osapuolten välisten salassapitosopimusten mukaan.

 

9.   Henkilötietojen siirrot 

Sharp-yhtiöitä toimi useissa paikoissa eri puolilla maailmaa. Osa sisäisestä infrastruktuuristamme on keskitettyä, mihin sisältyy tietotekniikkapalveluiden tarjoaminen. Saatamme siirtää henkilötietoja myös kolmansille osapuolille (ja näiden sidosyhteisöille), jotka tarjoavat edellä mainittuja tukipalveluja Sharpille.

Tämän vuoksi henkilötietojasi siirretään joskus sen lainkäyttöalueen ulkopuolelle, missä se kerättiin ja missä sitä säilytetään. Tämä sisältää Euroopan talousalueen (ETA) ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolisia maita. Kun tällainen siirto on tarpeen, ryhdymme asianmukaisiin tietoturva- ja oikeudellisiin toimiin henkilötietojen tietosuojan ja tietoturvan suojaamiseksi. Sharp on solminut asianmukaiset tiedonsiirtosopimukset, jotka tuottavat laillisesti sitovan ja täytäntöönpanokelpoisen sitoumuksen suojata kaikkia henkilötietoja Sharp-konsernissa. Jos henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, varmistamme oikeudellisesti sitovat sopimusperusteiset suojat, jotka ovat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden soveltuvien tietosuojalakien mukaisia. 

 

 

10.   Oikeutesi 

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen:

• Tarkistaa Sharpilla olevat, sinua koskevat henkilötiedot
• Henkilötietojesi korjaaminen, jos ne ovat esimerkiksi puutteellisia tai virheellisiä
• Päätös kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa
• Rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai vaatia henkilötietojen poistamista (tietyissä tilanteissa ja soveltuvan lain mukaan)
• Saada kopio henkilötiedoista, jotka olet luovuttanut Sharpille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ("oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen") soveltuvien lakien mukaisesti
• Jos olet luovuttanut henkilötietoja vapaaehtoisesti tai muuten antanut suostumuksen sen käyttöön, oikeus peruuttaa suostumuksesi
• Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle 

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksia tai tehdä valituksen tietosuojalakien väitetystä rikkomisesta, ota yhteyttä meihin: DPOEurope.SEE@sharp.eu

 

11. Tietoturva

Sharp on toteuttanut asianmukaiset organisatoriset ja tekniset suojatoimet liiketoimintansa yhteydessä saamiensa tietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamiseksi. Pääsyä näihin tietoihin rajoitetaan, ja tietojen suojaamiseksi häviämiseltä, väärinkäytöltä tai asiattoman luovutukselta on käytännöt ja menettelytavat. 

 

12. Säilytys

Käytäntönämme on säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tämän Tietosuojakäytännön kohdan 6 "Tarkoitukset ja käsittelyn oikeudelliset perusteet" mukaisia tarkoituksia varten. Huomaa, että säilytysajat vaihtelevat eri lainkäyttöalueilla, ja ne määräytyvät paikallisten viranomais- ja säilytysvaatimusten mukaan.

 

13. Päivitykset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä yksityisyydensuojakäytäntöä ajoittain kuvataksemme muutoksia koskien henkilötietojen käsittelyämme (esim. jos panemme toimeen uusia järjestelmiä tai prosesseja, jotka sisältävät uusia henkilötietojen käyttötapoja) tai selvittääksemme tässä tiedonannossa tarjoamiamme tietoja. Muutoksemme ovat sovellettavien tietosuojalakien mukaisia.

Suosittelemme, että tarkistat tähän tiedonantoon liittyvät päivitykset ajoittain, mutta ilmoitamme sinulle suoraan tähän tiedonantoon tehdyistä muutoksista tai tavasta, jolla käytämme henkilötietojasi silloin, kun meitä vaaditaan lain mukaan tekemään niin.

 

Kappale C) Oikeutesi hallita tietojasi

Rekisteröidyn (”sinun”) oikeudet.

Sinulla on seuraavat oikeudet hallita tietojasi GDPR-periaatteiden mukaan:

Vahvistusoikeus – tämä tarkoittaa, että voit tiedustella meiltä, käsittelemmekö sinua koskevia tietoja.
Pääsyoikeus – tämä tarkoittaa mahdollisuutta nähdä, mitä tietoja sinusta säilytetään (kutsutaan myös rekisteröidyn tiedonsaantipyynnöksi). Tämä antaa sinulle mahdollisuuden vastaanottaa kopion sinusta hallussamme olevista henkilötiedoista ja tarkistaa, että käsittelemme niitä lain mukaant.
Oikeus tietojen oikaisuun – tämä tarkoittaa mahdollisuutta vaihtaa tai muuttaa mitä tahansa epätäydellisiä tai epätarkkoja tietoja, joita meillä on sinusta.
Oikeus poistaa tietoja – tämä tarkoittaa mahdollisuutta poistaa itseään koskevat tiedot tietokannoistamme/ järjestelmistämme, missä: meillä ei ole hyvää syytä jatkaa niiden käsittelyä, peruutat suostumuksesi, säilytämme henkilötietojasi laittomasti tai meidän tulisi poistaa tietosi sovellettavan EU-lain mukaan. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tai siirtämään henkilötietosi, kun olet käyttänyt oikeuttasi vastustaa käsittelyä.
Oikeus rajoittaa käsittelyä – tämä tarkoittaa mahdollisuutta rajoittaa tai keskeyttää, mitä henkilötietojasi käsitellään.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen – tämä tarkoittaa mahdollisuutta siirtää tiedot toiselle palveluntarjoajalle.
Oikeus vastustaa – tämä tarkoittaa mahdollisuutta estää henkilötietojesi käsittely tietyllä tavalla tai poistaa suostumus. On olemassa tietty järjestely vastustaa tietojen profilointia erikseen.

Käyttääksesi oikeuttasi mihin tahansa yllä olevista, ota meihin yhteyttä osoitteella: mailto: GDPR.SBSFI@sharp.eu.

Vaihtoehtoisesti on muita toimintoja, joihin voit ryhtyä sivustojemme käyttäjänä rajoittaaksesi käsittelemiemme henkilötietojen määrää:

Älä anna tai poista suostumusta:

• Kun hankimme henkilötietoja lomakkeiden kautta, meillä on käytössä valintaruudut, jotta voit kertoa meille, jos haluat kuulla meistä markkinointitarkoituksissa. Jos et anna suostumusta, et kuule meistä, ellei se liity tarjoamaamme palveluun.
• Useimmat markkinointiviestit, erityisesti sähköiset viestit, missä käytäntö tarjoaa mahdollisuuden poistaa tulevien markkinointiviestien valinnan.

Verkkoseurannan estäminen tai poistaminen:

• Siirry verkkosivustollemme käyttämällä anonyymiä selainikkunaa
• Estä evästeasetus mukauttamalla verkkoselainasetuksiasi:

           o  Evästeasetukset Internet Explorerissa
           o  Evästeasetukset Firefoxissa
           o  Evästeasetukset Chromessa
           o  CEvästeasetukset Safarissa ja iOS:ssa

• Vastusta Google Analyticsin keräämien tietojen keräämistä

           o  Lataa ja asenna selaimen liitännäinen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
           o  Tämä kertoo Google Analyticsille (JavaScriptin kautta), että kaikkia tietoja ei ehkä lähetetä Google Analyticsille
           o  Lisätietoja: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/http://www.google.com/analytics/terms/us.html
           o  https://www.google.com/analytics/

• Pyrimme aina auttamaan sinua, kun haluat käyttää oikeuksiasi, mutta joissakin tapauksissa meillä saattaa olla laillisia perusteita pyyntösi torjumiseen.
• Tutkimme kaikki tekemäsi pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä ja jokaisessa tapauksessa kuukauden sisällä pyyntösi vastaanottamisesta. Tämä jakso saattaa pidentyä kahdella lisäkuukaudella tarpeen vaatiessa, pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä huomioon ottaen. Tiedotamme sinulle kaikista tällaisista lykkäyksistä kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, yhdessä viivästyksen syiden kanssa.
• Siinä tapauksessa, että päätämme olla käsittelemättä pyyntöäsi, tiedotamme sinulle tähän johtaneista syistä.
• Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle: jos et hyväksy tekemäämme päätöstä oikeuspyyntöön liittyen tai uskot, että rikomme sovellettavia tietosuojalakeja, voit tehdä valituksen EU:n tietosuojavalvontaviranomaiselle. Voit ottaa yhteyttä Suomi tietosuojavalvontaviranomaiseen käyttämällä sen verkkosivulla www.tietosuoja.fi/ olevia yhteystietoja

15. Päivitykset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä yksityisyydensuojakäytäntöä ajoittain kuvataksemme muutoksia koskien henkilötietojen käsittelyämme (esim. jos panemme toimeen uusia järjestelmiä tai prosesseja, jotka sisältävät uusia henkilötietojen käyttötapoja) tai selvittääksemme tässä tiedonannossa tarjoamiamme tietoja. Muutoksemme ovat sovellettavien tietosuojalakien mukaisia.

Suosittelemme, että tarkistat tähän tiedonantoon liittyvät päivitykset ajoittain, mutta ilmoitamme sinulle suoraan tähän tiedonantoon tehdyistä muutoksista tai tavasta, jolla käytämme henkilötietojasi silloin, kun meitä vaaditaan lain mukaan tekemään niin.